La réunion est consubstantielle de la vie en communauté. A partir du moment où les Hommes doivent vivre ensemble, il faut se réunir. Qu'il s'agisse de planifier, de décider, de faire le bilan... Les hommes des cavernes devaient se réunir avant de chasser le mammouth !
Forcément, la réunion est l'antithèse de l'action. C'est censément un outil, pas une fin en soi. Mais de tout temps, il y a eu des gens incapable d'agir. Nul doute que sur une tablette d'argile, un Babylonien s'est plaint de trop nombreuses réunions !
Avec les progrès technologiques, on a pu organiser des réunions où les protagonistes n'étaient plus physiquement ensemble. D'abord par téléphone, puis par visioconférence. Fut un temps où les grandes entreprises disposaient d'une "salle visio". Un amphithéâtre avec un grand écran. Ces salles ne servaient que pour les sujets les plus graves (et les arbres de noël.) D'autant plus que la minute de communication coûtait un bras...
Mais aujourd'hui, avec Teams, n'importe quel ordinateur peut organiser et participer à des visioconférences. Avec le covid et la généralisation du télétravail, cet outil est devenu l'alpha et l'oméga du travail de bureau.
Or, Teams est souvent utilisé à mauvais escient. Il faut dire que du jour au lendemain, il s'est généralisé. Et personne n'a été formé à son utilisation.
1) Le cas typique, c'est la réunion avec 40 participants. Le créateur de la réunion a invité des gens n'ayant qu'un lien ténu avec le sujet. La plupart des gens ne suivent pas. De toute façon, même si certains étaient plus assidus, il ne connaissent pas assez bien le sujet pour pouvoir participer activement. Du coup, lorsque l'animateur a besoin de vous, il doit faire le sémaphore. C'était le cas d'un certain Serge, dans une entreprise passée : "Giorgio, tu es là ? (...) Scott, tu es en mute ! (...) Gaëtan ? Gaëtan ? Il est en "occupé", quelqu'un peut le contacter ? (...) Benjamin était marqué absent, en début de réunion, vous savez s'il s'est connecté ?" Il y a parfois tellement d'invités que vous soyez présent ou absent, on ne remarque pas la différence... Et on vous note présent !
2) La réunion zombie. Untel a lancé une réunion récurrente sur tel thème. Les participants initiaux sont partis, mais ils ont transmis la réunion. Du coup, il y a plein de pastilles blanches. Cela signifie surtout que personne ne sait vraiment pourquoi on se réunit. Il faut croire que clore une réunion Teams, c'est tabou. Je n'ai connu qu'un seul animateur qui annulait des réunions ou disait à telle personne : "Je te retire de la liste, tu n'as plus rien à y faire."
3) C'est une variante de la 2) : la réunion qui fait du sur-place. Normalement, une réunion, ce sont des attendus, avec un responsable du livrable (ou "owner".) Oui, mais si la personne en question ne vient jamais ? Et si rien n'a avancé ? Très rarement, l'animateur va vérifier en amont que chacun a fait ses devoirs, quitte à annuler la réunion. Sinon, vous êtes bon pour la fameuse réunion de définition de la prochaine réunion...
4) La réunion "politique". L'animateur pointe les présents et "ça fait bien" d'assister à cette réunion. Y compris par rapport à des travaux avec de la valeur ajoutée, mais où il est impossible de se connecter (par exemple, une visite d'usine.) Dans certaines entreprises, vous avez fréquemment deux réunions simultanées. Alors vous choisissez celle où votre N+2 sera présent. Tant pis pour les sujets importants. Et plus généralement, au milieu des 1001 réunions, c'est difficile de discerner laquelle est vraiment importante.
5) Généralement, vous participez à des réunions organisées par des gens au même niveau que vous et que vous croisez pas ou peu. Alors pourquoi s'embêter ? Généralement, les gens se connectent, tout en travaillant sur d'autres sujets. Certains partent boire un café. D'autres arrivent bien en retard, mais à "30", il faut "basculer sur une autre réunion". Beaucoup se déconnectent sans prévenir.
Personnellement, j'avais un sentiment d'inutilité. J'étais devant mon écran, micro-casque sur les oreilles de 9h à 17h, assistant à un défilé de "yaka faukon". J'allais d'un "workshop" à une "weekly", puis à un "coffee", en attendant le "town hall". Et le soir, aucun sujet n'avait avancé de manière tangible.
